سيستم عيادات ومراكز طبية: حجز مواعيد وواتساب وكول سنتر

في أي عيادة أو مركز طبي، الاستقبال هو أكثر مكان عليه ضغط. التليفون لا يتوقف، والواتساب مليان رسائل "إمتى أقرب ميعاد؟" و"الكشف بكام؟" و"الدكتور موجود يوم الخميس؟"، وموظف الاستقبال يحاول يخدم المريض الواقف قدامه وفي نفس الوقت ثلاثة مستنيين على الخط. وفي آخر اليوم تكتشف العيادة أن مواعيد كثيرة لم يحضر أصحابها، وأن مكالمات بعد المواعيد الرسمية لم يرجع لها أحد.

كلمنا يرتّب هذا كله في نظام واحد، سواء كانت عيادة واحدة في مدينة نصر أو مركز طبي بفروع في القاهرة والجيزة والإسكندرية.

كيف يخدم كلمنا عيادتك

الواتساب والمكالمات في صندوق واحد

رسائل الواتساب (الرسمي من Meta أو بربط الرقم عن طريق QR) ومكالمات العيادة ورسائل فيسبوك وإنستجرام ومحادثات الموقع تدخل كلها صندوق محادثات موحّد. كل محادثة ترتبط تلقائيًا بملف المريض حسب رقم موبايله، فيرى الموظف تاريخه ومواعيده السابقة قبل أن يرد.

كول سنتر يرتّب الزحمة

رقم واحد مع قائمة صوتية (IVR) توجّه المتصل للحجز أو الاستفسار، وطابور انتظار يخبر المريض بترتيبه، وخيار معاودة الاتصال بدل الانتظار الطويل. بعد المواعيد تعمل قواعد أوقات العمل والبريد الصوتي تلقائيًا. تفاصيل أكثر في الكول سنتر.

مواعيد بالطبيب والتخصص

تقويم لكل طبيب بساعات عمله وأنواع الزيارات ومدتها، مع تذكير واتساب قبل الموعد، والمريض يؤكد أو يلغي بالرد على الرسالة نفسها. اعرف أكثر عن المواعيد.

وكيل استقبال ذكي

بإضافة الذكاء الاصطناعي (تعمل على حساب OpenAI الخاص بعيادتك فتتحكم أنت في التكلفة) يرد وكيل ذكي على الواتساب والمكالمات. يفهم العربي والإنجليزي ويرد بلغة المريض، ويجاوب فقط من قاعدة المعرفة التي تكتبها أنت، ويحجز ويعدّل ويلغي المواعيد، ولا يخترع أسعارًا أو وعودًا، ويحوّل للموظف عند الحاجة.

مكالمات تأكيد تلقائية

حملة اتصال آلي تتصل بمواعيد الغد وتؤكدها، وتحدّث الموعد حسب رد المريض، مع احترام ساعات الاتصال وقائمة عدم الإزعاج.

متابعة وفواتير

الشكاوى تتسجّل كتذاكر لها مهلة استجابة، واستبيان رضا يُرسل بعد المكالمة أو المحادثة، وعند الحاجة تصدر فواتير يمكن إرسالها لمنظومة الفاتورة الإلكترونية بمصلحة الضرائب المصرية من خلال المبيعات والفواتير.

ما يجهّزه قالب العيادة

تختار "عيادة" عند التسجيل، فينشئ كلمنا فريق الاستقبال وطابور مكالمات، وتصنيفات مثل "مريض جديد" و"شكوى"، وردودًا جاهزة للترحيب والمواعيد والعنوان، وأنواع زيارات، ومقالات بداية لقاعدة المعرفة، ووكيلًا ذكيًا بصلاحيات محددة، ومسودة حملة لتأكيد مواعيد الغد. وكل شيء قابل للتعديل أو الحذف في أي وقت.

مثال توضيحي ليوم في العيادة

الساعة 11 بالليل يرسل مريض على الواتساب يسأل عن ميعاد عند دكتور الجلدية، فيرد عليه الوكيل الذكي ويحجز له أقرب ميعاد متاح يوم الأحد. الصبح تبدأ حملة التأكيد وتتصل بمرضى اليوم التالي، ومن يعتذر يُفتح ميعاده لغيره. موظف الاستقبال يفتح صندوق المحادثات فيجد أن الطلبات الروتينية انتهت، ولم يبقَ إلا الحالات التي تحتاج متابعة بشرية. وفي آخر اليوم يراجع المدير تقييمات المرضى وتقارير المكالمات.

خلّي الاستقبال يرتاح والمرضى يلاقوا رد على طول. ابدأ دلوقتي بالتجربة المجانية.